Più trasparenza e soddisfazione dei clienti con il 50% in meno di chiamate: la testimonianza dell’azienda GWS GmbH, pioniera nella digitalizzazione grazie a comunicasa.
Molti immaginano l’amministrazione condominiale come montagne di documenti e scrivanie sempre sommerse di faldoni e post it. Tuttavia, l’azienda GWS GmbH sta ridefinendo questo concetto attraverso la digitalizzazione. Continua a leggere per scoprire il loro caso studio.
La Direttrice Generale di GWS, Petra Mohns, racconta:
“Con l’introduzione di comunicasa, abbiamo rivoluzionato il nostro modo di lavorare. Tutto è più organizzato e i miei dipendenti sono molto più motivati.”
Profilo dell’azienda
- Nome: Grundstücks-und-Wohnungswirtschafts-Service GmbH
- Anno di fondazione: 1990
- Unità abitative gestite: 5.900
- Dipendenti: 20
- Cliente comunicasa dal 2018
Situazione iniziale
Nonostante GWS GmbH avesse adottato un già un approccio digitale e paperless, c’erano ancora diversi processi manuali inefficienti. Un tra questi, ad esempio, era la registrazione telefonica dei danni. Questo comportava appunti scritti a mano, contatti manuali con i fornitori e classificazione dei documenti. Inoltre per ordini complessi, la ricerca delle informazioni pertinenti a volte richiedeva fino a un’ora.
- Registrazione inefficiente dei danni
- Lunghe ricerche per ordini complessi
- Grande sforzo nella preparazione dei documenti
Il percorso verso il nuovo standard
GWS ha adottato la soluzione cloud comunicasa per ottimizzare la comunicazione e i servizi. L’interfaccia intuitiva, insieme a webinar e video esplicativi, ha facilitato la fase di implementazione tra i dipendenti. casavi è collegato al loro software di contabilità Haufe PowerHaus e offre un portale per clienti con un’app per proprietari e inquilini.
I condòmini apprezzano molto la trasparenza e hanno valutano i servizi digitali di GWS (4,86 su 5 stelle). Tramite comunicasa ora hanno accesso in qualsiasi momento ai documenti e ricevono aggiornamenti in tempo reale sullo stato di pratiche e segnalazioni. Il passaggio all’app/portale web di comunicasa ha ridotto le chiamate in ingresso di GWS del 50%, semplificato i processi e alleviato la pressione sui dipendenti.
- Gestione degli ordini in 10 minuti invece di 1 ora
- Onboarding semplificato attraverso video esplicativi e webinar
- Connessione con tutti gli stakeholder della gestione condominiale
Conclusione
GWS ha creato per tempo processi aziendali digitali. Oggi si vede: l’impegno è stato ripagato.
I clienti possono raggiungere GWS anche al di fuori dell’orario d’ufficio. In particolare, l’eliminazione delle numerose chiamate attraverso la comunicazione digitale è un notevole sollievo. Inoltre, se un cliente chiama, una nuova operazione (ticket) può essere avviata direttamente sulla piattaforma comunicasa e successivamente gestita digitalmente anche se nessuno sta lavorando in quel momento.
Risultati in sintesi
- Chiamate dei clienti ridotte del 50%
- Maggiore trasparenza nei processi aziendali
- Valutazione dei clienti di 4,68 su 5 stelle