Intervista a Peter Schindlmeier, Amministratore Delegato di comunicasa
Come l’Intelligenza Artificiale (IA) cambierà il nostro mercato e il nostro modello di business?
Questa è una domanda molto importante, che molte aziende in diversi settori si stanno attualmente ponendo.
Le aziende che operano nel settore dell’amministrazione condominiale dovrebbero affrontare al più presto questa questione, poiché ci sono molte aree di applicazione per l’uso delle tecnologie IA nell’amministrazione degli immobili.
Nonostante l’aumento della digitalizzazione, le aziende di gestione condominiale rimangono ancora molto indietro nell’automazione dei loro processi, e ci sono ragioni per cui questo accade: un ecosistema complesso di diversi stakeholder, la scarsa disponibilità di dati digitali strutturati e una competenza interna relativamente bassa quando si tratta di utilizzare software moderni. Di fronte a tutte queste sfide, l’ultima generazione di soluzioni IA potrebbe fornire l’evoluzione decisiva per colmare rapidamente questo divario.
Uno dei settori più ovvi per l’uso della tecnologia IA è l’assistenza al cliente. Gran parte del tempo lavorativo di molti addetti all’interno di uno studio di amministrazione viene impiegato per registrare, elaborare e rispondere alle richieste dei clienti. Dai rapporti di danni, alle domande sulle fatture, alle informazioni generali che arrivano all’amministratore attraverso diversi canali.
Queste richieste hanno un carattere altamente ripetitivo e contengono schemi che possono essere appresi e applicati particolarmente bene dai modelli IA generativi come ChatGPT.
Già ora, tali sistemi forniscono risultati più che accettabili nel ridurre le richieste e fornire risposte appropriate. In combinazione con dati storici su casi simili, l’IA può prevedere come l’amministratore reagirà ad un tipo di richiesta e quali sono gli step successivi che verranno eseguiti. Così, l’IA potrebbe aiutare non solo determinare la causa della richiesta, il cliente interessato e l’edificio corrispondente, ma potrebbe anche redigere una risposta appropriata, richiedere informazioni aggiuntive se necessario, avviare una riparazione o informare l’assicurazione.
La condizione di base per tutto ciò è, come sempre, la disponibilità di dati. Devono essere disponibili in formato digitale e accessibili all’IA. Di solito, vengono resi disponibili da diverse fonti di dati, come ERP, CRM e DMS, tramite API. Solo allora l’IA può sfruttare il suo asso nella manica e combinare questi diversi set di dati in modo autonomo. Dove in passato i workflow dovevano essere modellati manualmente e dovevano essere definiti compiti e passaggi di lavoro specifici per ogni occasione, gli algoritmi ora trovano la loro strada basandosi sulle probabilità. E questa strada sarà fortemente influenzata dalla quantità e dall’affidabilità dei dati su cui tali modelli di IA sono addestrati per lo specifico settore e/o azienda. Gli studi di amministrazione condominiale che da tempo adottano processi di lavoro digitali beneficeranno di questa abbondanza di dati. Pertanto, non si dovrebbe aspettare l’arrivo delle tecnologie IA, ma considerare la sostituzione dei processi analogici come un prerequisito fondamentale per l’automazione futura.
Le fatture delle spese operative, i certificati energetici e i contratti di manutenzione contengono contenuti preziosi che attualmente sono raramente utilizzati in modo sistematico. Con l’aiuto dell’IA, questi dati potrebbero essere sfruttati e da essi si potrebbero ottenere informazioni utili su cui basare decisioni informate. Ad esempio, si potrebbe pensare a un assistente per l’approvvigionamento energetico guidato dall’IA che, basandosi sui dati contrattuali esistenti, sulle informazioni sui prezzi e sulle condizioni correnti del mercato, può fornire raccomandazioni di acquisto al momento giusto, idealmente considerando anche le diverse offerte a confronto. L’amministratore potrebbe quindi adempiere ai suoi doveri fiduciari con un minimo sforzo amministrativo.
La grande maggioranza delle imprese di amminstrazione condominiale in Germania soffre di una cronica carenza di personale. L’alleggerimento del carico di lavoro del personale attraverso l’uso dell’IA ha quindi un’importanza cruciale. Qui, l’IA può contribuire in due modi. Gli use case menzionati in precedenza portano ad un aumento della produttività dei dipendenti altamente qualificati, poiché le operazioni automatizzabili vengono assunte dall’IA e il tempo di lavoro guadagnato può essere utilizzato per attività più impegnative e strategiche. Allo stesso tempo, l’uso dell’IA può semplificare la vita lavorativa per coloro che entrano nel settore. Difatti, la complessità delle questioni legali, fiscali e tecniche legate all’amministrazione condominiale rende spesso difficile l’ingresso nella professione. Queste competenze potrebbero essere rese disponibili in futuro sotto forma di IA, che rende accessibili le pubblicazioni di settore pertinenti, i testi legali e la letteratura specializzata in modo semplice (ad esempio) in forma di dialogo simile a quello di ChatGPT. Anche in questo caso, l’accesso ai dati aziendali gioca un ruolo importante al fine di contestualizzare queste competenze standard al caso specifico.
“In questo modo, un’intelligenza artificiale potrebbe indicare non solo quale tipo di ristrutturazione energetica è idonea a ricevere sovvenzioni, ma, basandosi sui dati dello studio di amministrazione, potrebbe anche identificare i condomini amministrati che soddisfano tali requisiti necessari.”
Ora, il vero interrogativo è: come potrà questo potenziale diventare accessibile alla grande maggioranza degli studi di amministrazione condominiale? Una buona base è offerta da soluzioni software ERP e CRM consolidate nel settore, che dispongono dell’accesso cruciale ai dati e ai processi degli amministratori e sono capaci di implementare flessibilmente sistemi di IA basati su tali dati. Se questa simbiosi dovesse riuscire, e c’è da aspettarselo, l’industria potrebbe presto compiere un salto significativo in termini di automazione.