Il caso Domus Aurea:
“Abbiamo dimezzato il numero di telefonate e trasformato l’amministrazione di immobili in un business scalabile”
In soli 6 mesi, Domus Aurea ha ottimizzato la gestione delle richieste e ridotto drasticamente il carico di lavoro manuale grazie alla combinazione del sistema di ticketing e dell’app di condominio di comunicasa.
Fondata nel 2017, Domus Aurea si è rapidamente affermata come un punto di riferimento nel settore della gestione condominiale, ma la crescita ha portato con sé un aumento della complessità operativa. La frammentazione delle comunicazioni tra email, WhatsApp, telefonate e messaggi rischiava di compromettere l’efficienza e la puntualità, costringendo i dipendenti a perdere ore nel gestire le richieste e recuperare dati essenziali.
Domus Aurea Srl
- Anno di fondazione: 2017
- Unità abitative gestite: 3.000
- Cliente comunicasa da Febbraio 2024
Il Problema
- Perdita di tempo nel recupero delle informazioni:
Ogni richiesta richiedeva tempo prezioso per essere smistata e gestita, in quanto le informazioni relative a una singola richiesta erano distribuite su diversi canali, come messaggi, documenti cartacei ed email.
- Frammentazione della comunicazione:
La comunicazione era dispersa su diversi canali come email, WhatsApp, telefonate e messaggi, rendendo difficile mantenere una visione d’insieme del lavoro da svolgere e causando confusione e ritardi nelle risposte verso condòmini e fornitori.
- Difficoltà nel tracciare i compiti:
Senza una piattaforma centralizzata per la condivisione di informazioni tra i collaboratori e un sistema automatizzato di reminder, il rispetto delle scadenze era una sfida costante.
Il processo di implementazione
Con l’adozione di comunicasa, Domus Aurea ha trovato la soluzione ideale per centralizzare tutte le comunicazioni e le richieste su un’unica piattaforma. L’implementazione è stata fluida grazie al supporto continuo di un Customer Success Manager dedicato, che ha assistito il team in ogni fase del processo.
Nei primi tre mesi, il focus è stato sul set-up della piattaforma, che ha incluso l’importazione dei dati anagrafici e la configurazione dei flussi di lavoro interni. Durante questo periodo, è stata anche sviluppata l’app brandizzata Domus Aurea, lanciata a inizio Giugno, che permette di offrire ai condòmini un’interfaccia personalizzata e moderna per la gestione delle loro richieste.
L’esperienza del personale Domus Aurea
La sfida è stata convincere i condòmini a utilizzare l’app, ma i benefici sono stati immediati.
Ecco le parole di Mirco Catini, Manager Condominiale presso Domus Aurea: “Già con un tasso di registrazione del 30%, la gestione era notevolmente migliorata. Ora, che siamo quasi al 50% di condòmini registrati, il telefono squilla la metà delle volte e le caselle di posta sono finalmente gestibili.” Inoltre, grazie al sistema di ticketing, il processo viene digitalizzato al 100%, indipendentemente dall’utilizzo dell’app da parte dei condòmini.
Continua Mirco: “…Quando la segreteria riceve una telefonata per una segnalazione, può aprire direttamente un ticket a nome del condòmino dalla propria postazione e, se necessario, inoltrare il ticket al fornitore, rendendo il lavoro molto più fluido ed immediato.”
Il risultato
- Centralizzazione della comunicazione:
Comunicasa permette di convogliare tutti i canali di comunicazione su un’unica piattaforma, semplificando il lavoro della segreteria e migliorando la velocità di risposta e assegnazione dei compiti. - Tracciabilità e puntualità:
Grazie ai reminder automatici e alla tracciabilità dei ticket, il team di Domus Aurea è in grado di rispettare le scadenze con precisione. Ogni collaboratore ha una chiara visione dei propri ticket aperti e del loro stato di avanzamento, in modo da poter lavorare serenamente e di prioritizzare velocemente le proprie task. - Efficienza operativa:
La possibilità di storicizzare le informazioni relative ad una richiesta e di allegare documenti all’interno del ticket, ha reso il recupero delle informazioni veloce e semplice, migliorando la produttività e riducendo lo stress del team.
Conclusione
L’adozione di Comunicasa ha segnato un punto di svolta per Domus Aurea, trasformando un ambiente caotico in un modello di efficienza e organizzazione.
La piattaforma ha migliorato la coesione del team, liberando tempo per compiti strategici e migliorando la qualità del servizio ai condòmini. Questo cambiamento ha ridotto lo stress, conferendo a Domus Aurea un significativo vantaggio competitivo e consolidando la sua reputazione di leader nel settore.
Grazie a Comunicasa, Domus Aurea ha risolto problemi operativi e gettato le basi per una crescita sostenibile. Mattia Rinaldi, CEO, afferma: “Questa è una trasformazione che ogni azienda del settore dovrebbe considerare per rimanere competitiva.”
Con Comunicasa, Domus Aurea non solo ottimizza il presente, ma costruisce un futuro solido e prospero.