Quattro consigli per migliorare sostenibilità nel settore della gestione immobiliare

Sostenibilità: un termine chiave del XXI secolo. La mobilità elettrica, l’alimentazione vegana e la responsabilità sociale delle imprese sono solo alcuni dei molti aspetti associati a questo termine. Ma quale ruolo gioca la sostenibilità nella gestione condominiale? Scoprite cosa costituisce il nucleo delle attività sostenibili per il condominio e come potete facilmente integrarle nella vostre attività quotidiane.

Sostenibilità nella gestione immobiliare

Se chiederete a un esperto di silvicoltura cosa significa sostenibilità, vi spiegherà che questo significa tagliare solo la quantità di legno che può ricrescere. Un’altra persona potrebbe però darvi una descrizione completamente diversa. Ma ciò che accomuna tutte le attività sostenibili è il principio di svolgere azioni orientate al lungo termine per garantire un equilibrio delle risorse disponibili.

Cosa significa sostenibilità?

La sostenibilità descrive un’azione ecologica ed economica che mira a garantire condizioni simili o migliori in futuro, utilizzando in modo parsimonioso le risorse necessarie e proteggendole di conseguenza. Pertanto, quando parliamo di processi aziendali sostenibili, ci concentriamo in particolare sugli aspetti dell’efficienza, dell’ecologia e delle questioni sociali.

Come si può garantire un equilibrio duraturo delle risorse come amministratore condominiale? Per capire questo, osservate la vostra routine lavorativa abituale. Valutatela dal punto di vista ecologico, economico o sociale. Ci sono attività manuali che richiedono tempo? Quanta carta consumate in media? Esaminate le risorse materiali e immateriali più importanti della vostra gestione immobiliare. Non avete un piano da cui iniziare? Ecco alcune idee per iniziare a lavorare sulla sostenibilità.

Consigli per migliorare la propria sostenibilità

Ridurre il consumo di carta

Siete in ufficio e state aprendo una lettera mentre viene messo un nuovo cumulo di fascicoli sulla vostra scrivania. La stampante dietro di voi sta vivacemente stampando gli inviti per la prossima assemblea di condominio. Al solo pensiero che dovrete ancora prepararli tutti per la spedizione vi viene la nausea.

Il consumo di carta nei paesi industrializzati è enorme. Il consumo pro capite annuo in Italia è di circa 200 chilogrammi, eppure ci sono numerose possibilità di ridurre il consumo di carta in ufficio.

Ad esempio, la vostra corrispondenza può essere digitalizzata per la gran parte tramite la spedizione ibrida. Dalle circolari, alle comunicazioni, fino alla lettere in serie per l’invio delle fatture, SmartPost di comunicasa digitalizza la classica spedizione via posta. Inoltre, grazie alla possibilità selezionare metodi di spedizione classici o digitali in base al tipo di comunicazione, porta a un’agevole accettazione da parte dei vostri clienti e dipendenti. Dite addio alla stampa, alla selezione, alla piegatura, all’affrancatura delle lettere, risparmiando molta carta, tempo e denaro.

Stabilire processi standardizzati 

Qualcuno sta facendo una chiamata e qualcun’altro manda una mail. Ma sai quante richieste di contatto riceve la tua azienda ogni giorno? Quali di queste sono in lavorazione e quanto tempo è necessario in media per il loro completamento? La gestione delle segnalazioni dei danni è una delle attività principali dell’amministratore e che richiede molto tempo. La mancata visione d’insieme insieme a processi inadeguati, possono rappresentare grosse barriere all’efficienza.

Routine standardizzate e automatizzate ti aiuteranno a rendere la gestione dei processi più trasparente e il tuo lavoro quotidiano più efficiente. Con comunicasa ad esempio, puoi utilizzare liste di controllo standardizzate per la segnalazione di danni all’impianto di riscaldamento o altre tipologie di danno frequenti. Lavorando insieme al tuo team secondo un processo standardizzato, risparmierai molto tempo nella vita di tutti i giorni.

Inoltre, un grande vantaggio è che in caso di assenza, i collaboratori possono alternarsi l’uno all’altro senza problemi poiché le varie richieste, il loro stato di elaborazione e tutte le comunicazioni con i condòmini sono memorizzate in modo trasparente in comunicasa.

Comunicare in modo digitale

Se hai standardizzato i tuoi processi interni, probabilmente sarai più veloce nell’elaborazione dei processi nel medio-lungo termine. Tuttavia, i tuoi inquilini o proprietari continueranno probabilmente a contattarti con domande ricorrenti. Ciò significa telefonate continue, chat di whatsapp e una casella di posta elettronica piena. La soluzione è digitalizzare e standardizzare per quanto possibile anche la comunicazione con i condòmini.

Con il portale web di comunicasa per i condòmini e l’area dedicata alle FAQ del condominio ad esempio, potrete centralizzare le richieste che ricevete dai vostri clienti tramite telefono, e-mail o messaggio in un unico canale. Inoltre, potrete offrire ai condòmini la possibilità di ricevere aggiornamenti automatici sullo stato delle loro richieste. In questo modo, non solo migliorerete la struttura e la trasparenza dei vostri processi, ma offrirete un servizio più efficiente per la soddisfazione dei vostri clienti.

Il portale web di comunicasa offre un altro grande vantaggio: tutti gli inquilini e proprietari riceveranno un accesso individuale al portale da dove potranno facilmente segnalare guasti, danni, informazioni o effettuare richieste come la riproduzione di una chiave, ad esempio. Come amministratore, riceverete tutte le informazioni necessarie per supportarli al meglio in un’unica piattaforma centralizzata, per risparmiare tempo ma anche tanto stress!

Organizzare assemblee ibride

Le assemblee di condominio ibride sono qui per restare. Offrono un modo intelligente per partecipare e votare ovunque ci si trovi. L’unica condizione: una connessione internet stabile. Quindi, pianificate le vostre prossime riunioni con la possibilità di partecipazione digitale. In questo modo, contribuite attivamente a ridurre gli spostamenti delle persone coinvolte, con un considerevole risparmio di tempo e denaro anche per voi.

La pianificazione, l’invito, la preparazione e il follow-up delle UTP Assemblee ibride possono essere facilmente organizzati in modo digitale con lo strumento giusto. Oltre agli spostamenti inutili, riducete al minimo il consumo di carta e i costi per l’invio di inviti e verbali per posta.

Gestione sostenibile e processi aziendali digitali

Esistono diversi approcci per gestire gli immobili in modo sostenibile. Non si tratta solo di misure puramente ecologiche, ma anche sociali ed efficienti, pensate per il lungo periodo. Questo vale sia per le risorse materiali (come i costi o la carta) che per quelle immateriali (come il tempo). 

La digitalizzazione, in particolare, aiuta le società di amministrazione di condominio a semplificare le attività quotidiane e i canali di comunicazione. Grazie ai processi aziendali digitali, si riducono le pile di documenti, duplicazione di dati e attività manuali che richiedono molto tempo. Trasparenza, struttura dei dati e automazione determinano il vostro lavoro quotidiano. 

Siete pronti per implementare processi aziendali digitali nella vostra attività di amministrazione condominiale? Contattateci e scoprite subito le molteplici possibilità di Comunicasa.